Der schwierige Prozess des Recrutings ist abgeschlossen. Sie haben einen Freelancer gefunden, der für das Projekt perfekt geeignet ist. Die Zusammenarbeit beginnt und nichts funktioniert.
Freelancer sind freie Mitarbeiter, die dem Unternehmen pro forma gar nicht angehören. Sie arbeiten selbstständig auf eigene Rechnung und legen ihr Honorar und ihre Arbeitszeiten selbst fest. Der Auftraggeber ist nicht weisungsbefugt. Dies alles bedeutet aber nicht, dass Freelancer kein Onboarding benötigen.
In diesem Artikel werden wir Ihnen erklären, warum auch für einen Freelancer ein Onboarding unglaublich wichtig ist. Wir zeigen Ihnen Best Practices und Fehler, die Sie beim Freelancer Onboarding unbedingt vermeiden sollten.
Ein Briefing oder eine Auftragsbeschreibung reichen nicht aus
Bei der Vereinbarung der Zusammenarbeit werden Details in der Regel geklärt. Dennoch ist es notwendig, ein Onboarding zu realisieren. Dahinter verbirgt sich eine Einarbeitung in den Arbeitsbereich.
Freelancer arbeiten nicht so unabhängig und selbstständig, dass sie keinerlei Unterstützung benötigen. Vielmehr ist es notwendig, ihre Daten in das Unternehmen zu integrieren. Dies betrifft die persönlichen Daten zur Person, aber auch die E-Mail-Adresse und Berechtigungen für den Zugang zum internen Netz.
Wichtig ist außerdem, die neuen Mitarbeiter am Tag des Arbeitsbeginns zu begrüßen. Sie sollten in die wesentlichen Strukturen eingewiesen werden. Dies kann durch eine E-Mail oder durch ein persönliches Gespräch erfolgen. Der Vorteil der E-Mail ist, dass sie Zeit spart. Zudem kann sie an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig gesendet werden.
Ein Tool für das Onboarding nutzen
Es gibt digitale Programme, die das Onboarding deutlich vereinfachen. Sie eignen sich nicht nur für ein Einführung fest angestellter Mitarbeiter: Auch Freelancer profitieren am Tag ihres Arbeitsbeginns im Unternehmen von den Funktionen.
Ein Onboarding-Tool lässt sich individuell auf den Bedarf des Unternehmens abstimmen. Dies ist in Bezug auf die Einbindung von Freelancern in die Firma sehr wichtig: Nicht alle Punkte treffen auf den Freelancer zu. So kümmert er sich nur um sein Projekt. Er wird nicht Teil des Unternehmens. Somit benötigt er andere Informationen als ein Angestellter, der neu in das Unternehmen kommt.
Die Überstellung von Formularen
Das Ausfüllen von Formularen zum Einstieg kann zeitraubend sein. Nichts darf vergessen werden. Die Formulare müssen an den Bedarf des Freelancers angepasst sein. Im digitalen Tool lassen sich mit einem Klick alle benötigen Formulare freigeben.
Der Freelancer bekommt auf seinem Bildschirm eine Übersicht aller Formulare, die für ihn zum Ausfüllen hinterlegt wurden. Mit einem Klick kann er sie öffnen und mit der Bearbeitung beginnen. Dieses Procedere ist nicht nur einfach, sondern auch umweltfreundlich: Die Unterlagen müssen nicht mehr ausgedruckt werden.
Ein weiterer Vorteil in der Nutzung des Tools liegt in der Übersichtlichkeit. Nach dem Ausfüllen werden die Formulare im Account gespeichert. Die Freigabe erfolgt ebenfalls mit einem Klick. Die Überstellung an den Verantwortlichen erfolgt sofort. Es gibt keine Wartezeiten. Alle Dokumente sind übersichtlich aufbewahrt.
Dass ein Dokument vergessen wird, ist bei der Nutzung eines digitalen Tools ausgeschlossen. Das System überwacht das Ausfüllen automatisch. Es erinnert an das Ausfüllen. Sollten weitere Formulare für die Zusammenarbeit notwendig sein, werden diese ebenfalls eingebunden.
Freigabe von Berechtigungen
Die digitalen Prozesse innerhalb eines Unternehmens erfordern die Freigabe von Berechtigungen. Im Rahmen des Projekts muss ein Freelancer Zugriff auf das Intranet bekommen. Andernfalls ist es ihm mitunter nicht möglich, die Arbeitsaufgaben zu erfüllen.
Die Freigabe von Berechtigungen kann ebenso wie die Überstellung der Formulare auf digitalem Weg erfolgen. Auch hier lässt sich der Prozess deutlich vereinfachen: Mit einem Klick können die Mitarbeiter eine Berechtigung erhalten, die spezielle Einblicke benötigen. Dabei muss keine Freischaltung des gesamten internen Netzes erfolgen: Jeder Freelancer erhält die Berechtigung, die er für seine Arbeit benötigt.
Mit dem digitalen Tool gelingt die Freischaltung der Berechtigungen auf eine einfache Weise. Die Übersicht bleibt jederzeit gewahrt. Mit einem Klick ist es möglich, Kanäle freizugeben oder zu sperren. Der Unternehmer behält jederzeit den Überblick, welcher Mitarbeiter auf welchen Bereich Zugriff hat.
Remote-Work – die ortsunabhängige Freigabe
Freelancer arbeiten häufig von ihrem Homeoffice aus. Über das Internet, aber auch über eine sichere VPN ist es möglich, von jedem Computer aus auf das interne Netz des Unternehmens zuzugreifen. Der Ort, an dem sich der Freelancer befindet, spielt keine Rolle.
Remote Work lässt sich ebenfalls über ein zentrales Tool steuern. Und auch hier gilt, dass die Berechtigungen spezifisch an den jeweiligen Mitarbeiter angepasst werden können. Dies ist innerhalb des Unternehmens möglich, aber auch an jedem beliebten Standort.
Auf diese Weise ist möglich, Freelancer anhand ihrer Qualifikation in das Unternehmen einzubinden. Sie müssen keine Mitarbeiter suchen, die in räumlicher Nähe zum Unternehmen angesiedelt sind. Nur die Qualifikation zählt.
Freelancer wünschen sich eine effektive Einarbeitung
Wenn der häufig schwierige Prozess des Recruitings abgeschlossen ist, möchten Sie als Unternehmer den Freelancer für den Verlauf des Projekts halten. Beachten Sie, dass eine Einführung auch dann notwendig ist, wenn der Mitarbeiter nur für einen bestimmten Zeitraum an dem Projekt arbeitet.
Statistiken besagen, dass mehr als 40 Prozent der Mitarbeiter das Unternehmen in der ersten Zeit verlassen, wenn sie sich nicht angekommen fühlen. Dies betrifft nicht nur Mitarbeiter in Festanstellung im Rahmen der Probezeit: Auch Freelancer haben die Möglichkeit, das Projekt abzubrechen.
Einen persönlichen Ansprechpartner zur Verfügung stellen
Es ist wichtig, dass Sie dem Freelancer einen persönlichen Ansprechpartner zur Verfügung stellen. Dieser kann den neuen Mitarbeiter vor Ort oder auf digitalem Wege begrüßen. Auch wenn die Arbeitsaufgaben klar und das Briefing besprochen ist, können Fragen auftreten. Diese sollten Sie auf einem persönlichem Weg beantworten.
Informationen bereitstellen
Muss der Freelancer an seinem ersten Arbeitstag Informationen anfordern, wirkt dies wenig professionell. Achten Sie darauf, dass Sie die notwendigen Details zur Verfügung stellen. Dabei sollten Sie ungefragt vorgehen: Bereiten Sie vor dem ersten Arbeitstag alle notwendigen Dokumente für den Freelancer zur Einsicht vor.
Auch hier kann Ihnen das digitale Tool behilflich sein. Sie müssen aus den eingepflegten Dokumenten nur diejenigen auswählen, die für den freien Mitarbeiter relevant sind. Wenn er mit der Arbeit an seinem Projekt beginnt, stehen ihm alle notwendigen Daten zur Verfügung. Er kann unmittelbar mit der Arbeit beginnen.
Onboarding Optimierung – dem Mitarbeiter den Start so einfach wie möglich machen
Ein erfahrener Freelancer ist auf seinem Gebiet ein Experte. In der Regel hat er sich einen eigenen Workflow erarbeitet. Diesen wendet er bei allen Projekten an. Mitunter entscheidet er sich dabei für eine leicht abgewandelte Form.
Trotz der selbstständigen und selbstbestimmten Arbeitsweise ist es wichtig, dem Freelancer die Strukturen des Unternehmens näher zu bringen. Dies gilt vor allem dann, wenn er vor Ort arbeitet oder fest in die Strukturen eingebunden wird. Hier kommt es immer auf die Art des vergebenen Auftrags an.
Arbeitet der Freelancer unabhängig von den Arbeitsabläufen im Unternehmen von zu Hause aus, ist die Tätigkeit deutlich selbstbestimmt. Bei der Eingliederung in das Unternehmen sind bestimmte Arbeitsabläufe vorgegeben. Diese sollte der Freelancer annehmen, damit eine reibungslose Zusammenarbeit möglich ist.
Für einen guten Start ist eine Einführung in die Arbeitsabläufe unabdingbar. Der Freelancer wird sich dieser Einführung auch dann nicht verwehren, wenn er eine dezentrale selbstständige Arbeitsweise gewohnt ist.
Bieten Sie dem Freelancer eine Einführung in die Arbeitsabläufe an
Wenn Sie nicht sicher sind, ob der Freelancer ein Onboarding schätzt und benötigt, sollten Sie es dennoch anbieten. Dies gilt für die Remote Work ebenso wie für die Arbeit vor Ort. In den meisten Fällen sind Freelancer dankbar, wenn sie einen intensiven Einblick in die Strukturen bekommen.
Freie Mitarbeiter profitieren von der Erfahrung, die sie in den unterschiedlichen Unternehmen sammeln. Tiefere Einblicke bereichern den Erfahrungsschatz. Aus diesem Grund wird das Onboarding in aller Regel gern durchlaufen.
Persönliche Einführung vs. digitales Onboarding
Immer mehr Unternehmen stellen ihre Prozesse auf digitale Abläufe um. Auch die verschiedenen Bereiche des Onboarding lassen sich mittlerweile digital realisieren. Dennoch setzen einige Unternehmen auf eine persönliche Einführung. Was ist für die Beauftragung von Freelancern empfehlenswert?
Freie Mitarbeiter legen häufig einen großen Wert auf ihre Selbstständigkeit. Dies betrifft die Entscheidung, einen Auftrag anzunehmen oder nicht. Und es betrifft die Wahl des Arbeitsortes. Viele Freelancer agieren bevorzugt aus ihrem Homeoffice heraus. Wenn Sie einen Mitarbeiter remote beschäftigen, übernehmen digitale Tools das Onboarding.
Hat der Mitarbeiter für die Zeit seines Projekts ein Büro in Ihrem Unternehmen, können Sie wählen, ob Sie das Onboarding persönlich oder digital leiten möchten. In Bezug auf die Überstellung der Formulare ist der digitale Weg einfacher und schneller zu realisieren. Eine persönliche und individuelle Einführung sollten Sie aber dennoch einplanen.
Onboarding für Freelancer – Sie können nicht komplett darauf verzichten
Eine Onboarding Optimierung ist auch bei der Beschäftigung von Freelancern dringend empfehlenswert. Die Einführung erleichtert die Arbeitsprozesse enorm. Sie haben die Möglichkeit, sich kennenzulernen. Letzte Details lassen sich im Rahmen des Onboarding besprechen.
Freier Mitarbeiter zu sein bedeutet nicht, ohne einen Kontakt zu den Angestellten des Unternehmens zu arbeiten. In den meisten Fällen ist der Kontakt gewünscht. Er dient nicht nur der erfolgreichen Projektausführung, sondern auch dem sozialen Miteinander. Freelancer und Mitarbeiter profitieren von dem gegenseitigen Austausch. Dies bringt das Unternehmen voran.
