Das Freelancer für Ihre Arbeit mit einem Honorar bezahlt werden, sollte jedem klar sein. Wie diese Abrechnung vereinbart wird, kann auf unterschiedlichen Grundlagen erfolgen. Gängig ist eine Kalkulation in Form eines Festpreises. Alternativ können Sie sich dazu entscheiden, mit dem Freelancer ein Honorar auf Zeitbasis zu vereinbaren. Hier wird in der Regel ein Tagessatz abgerechnet.
Es gibt nicht die Abrechnungsmethode für die Zusammenarbeit mit einem Freelancer. Es kommt immer auf das Projekt und auf den Arbeitsaufwand an. Auch die Zeit, die der Freelancer benötigt, sollte Berücksichtigung finden. Somit ist es empfehlenswert, für jedes Projekt eine individuelle Honorarabrechnung zu erstellen.
In diesem Artikel werden wir näher auf den Unterschied zwischen Festpreis und Arbeit auf Zeitbasis eingehen. Wir zeigen Ihnen die jeweiligen Vor- und Nachteile, damit Sie gut informiert entscheiden können, welche Methode sich für Ihr Projekt am besten eignet.
Festpreis – ein Honorar für ein Projekt
Freelancer können für einen Auftrag oder ein Projekt einen Festpreis vereinbaren. Dabei handelt es sich um eine Summe, die in mehreren Raten oder bei der Fertigstellung des Auftrages gezahlt wird.
Bei einem Festpreis wird für das Projekt eine Deadline festgelegt. Zu dieser muss der Auftrag abgeliefert werden. Eine Vereinbarung über Korrekturschleifen kann ebenso enthalten sein, wie auch regelmäßige Feedbacks. Der Freelancer verpflichtet sich, dem Auftraggeber zu übermitteln, wie das Projekt voranschreitet.
Perfekt für ein eindeutiges Auftragsziel
Die Vereinbarung eines Festpreises ist für Aufträge mit einem definierten Volumenumfang perfekt geeignet. Der Auftraggeber weiß vorab, was er von dem Freelancer verlangt. Dieser kann den Zeitpunkt gut abschätzen und nach diesem das Honorar festlegen.
In der Regel handelt es sich bei einem Festpreisauftrag um ein einziges Projekt. Dieses wird in einem Briefing oder in einer Auftragsbeschreibung vorgestellt. Der Freelancer schätzt die notwendige Arbeitsleistung ein und berechnet danach sein Honorar.
Für die Einhaltung der Deadline ist die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber sehr wichtig. Dieser muss für eine angemessene Arbeitsumgebung sorgen. So ist es wichtig, dass Briefings und Daten für den Auftrag rechtzeitig bereitgestellt werden. Nur dann kann der Freelancer pünktlich mit der Arbeit beginnen und die Deadline einhalten.
Vorteile der Festpreisvereinbarung
Für den Auftraggeber, aber auch für den Freelancer ergibt sich aus der Vereinbarung eines Festpreises ein wesentlicher Vorteil: Beide Seiten haben Planungssicherheit. Der Auftraggeber weiß vorab, was das Outsourcing des Projekts kosten wird. Der Freelancer kann mit dem Einkommen fest rechnen. Zudem gestaltet sich die Abrechnung einfach und komfortabel: Es muss nur eine Rechnung gestellt und keine einzelnen Posten aufgelistet werden.
Flexible Einteilung der Arbeitszeit
Mit einer Festpreisvereinbarung ist häufig ein Abgabetermin verbunden. Der Freelancer muss diese sogenannte Deadline einhalten. Weitere Vorgaben bestehen in der Regel nur in Zwischenlieferungen und Feedback-Gesprächen. Somit ist mit der Festpreisvereinbarung eine freie Einteilung der Arbeitszeit verbunden.
Der Freelancer hat die Möglichkeit, neben dem Auftrag weitere Projekte zu bearbeiten. Doch auch hier gilt, dass die zeitliche Komponente stimmen muss. Die Einhaltung der Deadlines ist einer der wichtigsten Aspekte für die Zusammenarbeit zwischen dem Freelancer und dem Auftraggeber. Dieser muss sich darauf verlassen können, dass er die Fertigstellung des Projekts zum vereinbarten Termin übernehmen kann.
Nachteile für den Auftraggeber
Die Festpreisvereinbarung bringt dem Auftraggeber zunächst eine Reihe von Vorteilen. Er stellt den Auftrag und hat bei der Vertragsunterzeichnung mit dem Freelancer alle wichtigen Details geklärt. Er weiß vorab, was ihn die Übergabe des Projekts kosten wird. Und es besteht eine Vereinbarung über Feedbacks und Korrekturschleifen.
Sollte sich der Auftrag während der Bearbeitung erweitern, kann eine Nachberechnung erforderlich sein. Dies ist der Fall, wenn Sie als Auftraggeber ein größeres Volumen vergeben möchten als geplant. Hier kann sich aus der Festpreisvereinbarung ein Nachteil ergeben:
Der Freelancer hat nur diesen einen Auftrag einkalkuliert. Ist er gut gebucht, liegt oftmals ein Folgeauftrag vor. In diesem Fall könnte er zeitliche Probleme bekommen, wenn er Ihr erhöhtes Auftragsvolumen annimmt.
Gegebenenfalls müssen Sie einen anderen Freelancer buchen. Dieser hat in der Regel eine andere Arbeitsweise und verfügt eventuell über andere Schwerpunkte. Dies kann das Projekt verzögern. Somit ist es wichtig, dass Sie den Auftrag bei der Vereinbarung eines Festpreises immer realistisch kalkulieren. Es ist nicht sicher, dass Sie ein erhöhtes Auftragsvolumen bei dem Freelancer buchen können.
Nachteile für den Freelancer
Für den Freelancer können sich aus der Festpreisvereinbarung ebenfalls Nachteile ergeben. Wird der Arbeitsaufwand nicht realistisch kalkuliert, kann dies zu einem sehr niedrigen Stundensatz führen. Das ist der Fall, wenn die Bearbeitung des Auftrags mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant. Ein hoher Rechercheaufwand oder eine Unterschätzung des Auftragsvolumens können hier ursächlich sein.
Die Kalkulation sollte alle anfallenden Kosten beinhalten. Zu diesen zählen Korrekturschleifen sowie Zeit für Feedbacks und Zwischengespräche. Zudem muss der Freelancer seine Nebenkosten in jeden Auftrag einarbeiten. Dazu zählen die Sozialversicherungen und die Steuern.
Vor allem zu Beginn der Tätigkeit verrechnen sich Freelancer häufig bei ihren Kalkulationen. Dies geschieht nicht selten zu ihrem Nachteil. Eine nachträgliche Neuverhandlung über das Honorar kann der Auftraggeber ablehnen. Somit ist es für den freien Mitarbeiter wichtig, alle Kosten in die Honorarvereinbarung einfließen zu lassen.
Sollte der Auftraggeber das Honorar nicht akzeptieren, ist ein Verzicht auf die Annahme des Projekts zumindest eine Überlegung wert. Der Festpreis gilt als sicheres Einkommen. Wenn dem jedoch ein hoher Arbeitsaufwand entgegensteht, stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis nicht mehr. Der Freelancer würde sich unter Wert verkaufen.
Festpreisvereinbarung – ein Fazit
Die Festpreisvereinbarung ist für klar definierte Einzelaufträge eine gute Wahl. Freelancer und Auftraggeber einigen sich vorab über die Kosten. Dies ist ebenso ein Vorteil wie die freie Zeiteinteilung für den Freelancer.
Die Nachteile liegen in einer ungünstigen Kalkulation. Dies passiert Freelancern mitunter am Anfang ihrer Tätigkeit, wenn sie noch nicht ausreichend Erfahrung haben.
Für den Auftraggeber kann sich ein Nachteil ergeben, wenn er ein höheres Auftragsvolumen nachbuchen möchte. Dies ist dann nicht möglich, wenn der Freelancer die Auftragserweiterung aufgrund von Terminschwierigkeiten nicht annehmen kann.
Auftrag auf Zeitbasis abrechnen – Empfehlung für ein großes Auftragsvolumen
Eine Alternative zur Festpreisberechnung ist die Vereinbarung eines Honorars auf Zeitbasis. Dies ist für ein größeres Auftragsvolumen empfehlenswert. Bewährt haben sich Stunden- oder Tagessätze.
Es gibt Projekte, die sich nicht für einen Festpreis eignen. Das Volumen ist bei der Auftragsannahme mitunter noch nicht klar. Oder es handelt sich um ein langfristiges Projekt mit einem hohen Arbeitsaufwand. Die Vereinbarung eines Stunden- oder Tagessatzes gibt dem Freelancer die Sicherheit, das Projekt mit der nötigen Sorgfalt anzugehen.
Eine Deadline gibt es für derartige Projekte zunächst nicht. Der Auftraggeber kann in der Regel einen Zeitraum nennen, über den sich das Projekt erstreckt. Dies ist für die Planungssicherheit des Freelancers sehr wichtig.
Scheinselbstständigkeit bei Aufträgen auf Zeitbasis
Wird ein Auftrag auf Zeitbasis für mehrere Monate angenommen, müssen Sie den Aspekt der Scheinselbstständigkeit beachten. Dies gilt sowohl für den Auftraggeber als auch für den Freelancer. Möchten Sie dem Freelancer einen Arbeitsplatz überstellen, ist besonders auf die Wahrung der freiberuflichen Tätigkeit zu achten.
Es ist kein Problem, über einen Zeitraum von mehreren Monaten für einen Auftraggeber zu arbeiten. Wichtig ist, dass in der Jahresabrechnung mehrere Auftraggeber nachgewiesen werden. Mehr als 90 Prozent des Auftragsvolumens sollte ein Freiberufler nicht für einen einzigen Auftraggeber erledigen.
Die Vorteile einer Abrechnung auf Zeitbasis
Der Auftraggeber hat bei der Vergabe des Projekts einen zeitlichen Rahmen geplant. Diesen teilt er dem Freelancer mit. Eine Einschätzung der Stundenanzahl ist in der Regel möglich. Andernfalls datiert der Auftraggeber das Projekt auf einen Zeitraum von mehreren Wochen oder Monaten. So haben Auftraggeber und Freelancer Planungssicherheit.
Für den Freelancer hat die Abrechnung auf Zeitbasis den Vorteil, dass er für einen längeren Zeitraum ein sicheres Einkommen erwirtschaftet. Er steht nicht unter einem hohen zeitlichen Druck wie bei einem Auftrag mit Festpreis.
Konzentration auf einen einzigen Auftrag
Der Freelancer hat bei der Abrechnung auf Zeitbasis den Vorteil, dass er sich auf einen einzigen Auftrag konzentrieren kann. Der Stundensatz ist ähnlich einer Lohn- oder Gehaltszahlung. Er muss in dieser Zeit keine anderen Aufträge akquirieren und erzielt ein stabiles Einkommen.
Vorteile für den Auftraggeber
Der Auftraggeber hat einen freien Mitarbeiter gefunden, der bereit ist, für einen längeren Zeitraum im Unternehmen mitzuarbeiten. Er lagert ein größeres Projekt aus und bezahlt dem Freelancer einen Stunden- oder Tagessatz für die Arbeit. Dies ist einer Lohn- und Gehaltszahlung ähnlich. Der Auftraggeber muss aber nicht für Sozialleistungen aufkommen.
Der Freelancer bindet sich mit dem Zeitvertrag für einige Wochen oder Monate an das Unternehmen. Diese Zusage gibt dem Unternehmer die Sicherheit, dass der Freelancer den größeren Auftrag erfüllen kann. Da er sich für einen längeren Zeitraum bindet, bleibt für die Ausführung anderer Aufträge nur wenig Spielraum.
Gibt es Nachteile bei der Abrechnung auf Zeitbasis?
Der Freelancer bindet sich für einen längeren Zeitraum an den Auftraggeber. Dies nimmt ihm die Option, andere lukrative Aufträge anzunehmen. In der Regel ist dafür kein zeitlicher Rahmen frei. So ist es möglich, dass dem Freelancer ein anderer gut bezahlter Auftrag entgeht.
Der Auftraggeber sollte zumindest einen zeitlichen Rahmen zumindest abstecken. Er gibt dem Freelancer sehr viel Freiheit. Arbeitet der freie Mitarbeiter sehr langsam, kann dies für den Auftraggeber teuer werden.
Festpreis oder Zeitbasis – gibt es eine Empfehlung?
Es gibt keine Option, die für alle Aufträge gleichermaßen geeignet ist. Und somit ist es nicht möglich, eine Empfehlung für die eine oder die andere Abrechnungsvariante zu geben.
Als Richtlinie kann gelten, dass für kleinere, zeitlich begrenzte Aufträge der Festpreis empfehlenswert ist. Für größere Aufträge, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, ist die zeitbasierte Abrechnung eine Empfehlung. Vereinzelt kann die Abrechnung aber auch umgekehrt gewählt werden. Es handelt sich immer um eine individuelle Vereinbarung zwischen Auftraggeber und dem Freelancer.
