Freelancer arbeiten auf eigene Rechnung. Sie sind nicht im Unternehmen angestellt und beziehen kein Gehalt. Somit unterscheidet sich die Zusammenarbeit mit Freelancern von der mit angestellten Mitarbeitern. Planen Sie, mit Freelancern zusammenzuarbeiten, ergeben sich für Sie daraus einige Vorteile.
Es gibt aber auch Dinge, die Sie beachten sollten. So ist es wichtig, dass Freelancer gut in das Unternehmen integriert werden. Auch die Übermittlung der Aufgabenstellung sollte eindeutig kommuniziert sein. Wichtig ist außerdem, dass die rechtlichen Grundlagen für die Beschäftigung eines Freelancers klar sind.
Zudem haben viele Freiberufler konkrete Vorstellungen von ihrer Tätigkeit. All diese Dinge müssen beachtet werden, wenn Sie erfolgreich mit einem Freelancer zusammenarbeiten möchten. Und genau darauf werden wir für Sie hier näher eingehen!
Kommunikation – die Grundlage der erfolgreichen Zusammenarbeit mit einem Freelancer
Am Anfang der Zusammenarbeit steht die Kommunikation. Sie legen die Aufgaben fest, die Sie an den Freelancer übergeben möchten. Dabei ist es grundsätzlich wichtig, Einzelheiten genau abzustimmen. Berücksichtigen Sie jedoch, dass Freelancer aufgrund ihrer beruflichen Erfahrung ein anderes Arbeiten gewohnt sind als fest angestellte Mitarbeiter. Dies sollten Sie in Bezug auf die Kommunikation berücksichtigen.
Freelancer sind nicht mit Ihrem Unternehmen verbunden. Sie kennen es nicht und benötigen somit eine Einführung in die Tätigkeit, die sie übernehmen sollen. Anders kann eine Zusammenarbeit nicht gut funktionieren. Dennoch möchte ein Freelancer seine freie und unabhängige Arbeitsweise nicht aufgeben. Somit ist es wichtig, dass die Anleitungen zwar präzise sind – Sie sollten den Freelancer aber nicht zu sehr in seiner Freiheit einschränken.
Zu viele Anweisungen sind kontraproduktiv – zu wenige auch
Es ist nicht zielführend, wenn sie den Freelancer in seiner Produktivität einengen. Schauen sie ihm nicht auf die Finger, sondern lassen sie ihn selbstständig arbeiten. Ein gewisses Vertrauen ist sehr wichtig, wenn Sie mit Freelancern gemeinsam arbeiten möchten.
Auf der anderen Seite kann es kontraproduktiv sein, wenn Sie dem Freelancer zu viel Freiheit lassen. Gibt es keine genauen Anweisungen, kann die Arbeit auch bei einem Experten an der eigentlichen Aufgabe vorbeigehen. Es ist zwingend notwendig, dass Sie ein Ziel vorgeben und dem Freelancer ein detailliertes Briefing für seine Tätigkeit erstellen. Für Rückfragen und weitere Absprachen sollten Sie jederzeit erreichbar sein.
So finden Sie das richtige Maß für die Kommunikation
Für die Zusammenarbeit an einem Projekt ist es zielführend, wenn Sie bereits vor dem Start Details zur Kommunikation vereinbaren. So sind wöchentliche Rücksprachen bei länger laufenden Projekten ein guter Weg, um im Gespräch zu bleiben. Gleichermaßen lassen Sie dem Freelancer ausreichend Freiheit, seine Aufgaben zu erledigen.
Läuft das Projekt nur über einen kurzen Zeitraum, ist ein häufigerer Austausch notwendig. Eine kurze tägliche oder zweitägige Rückmeldung kann hier der richtige Weg sein. Wichtig ist, dass Sie eine Vereinbarung treffen, mit der beide Seiten gut arbeiten können. Diese kann individuell sein. Vorgaben oder einheitliche Erfahrungswerte gibt es nicht: Jedes Projekt ist einzigartig.
Transparenz in der Kommunikation
Offenheit ist ein wichtiger Faktor der Kommunikation. Dies gilt in beide Richtungen: Wenn Sie mit der Arbeit des Freelancers zufrieden sind, sollten Sie das auch so vermitteln. Es ist wichtig, dass der freie Mitarbeiter für seine geleistete Arbeit ein Feedback bekommt. Wenn es Verbesserungsbedarf an der Arbeit gibt, muss dies ebenfalls kommuniziert werden. Offenheit und Wertschätzung sind die wichtigsten Grundlagen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Freelancern.
Das Unternehmen aus einem anderen Blickwinkel sehen
Die Gründe, aus denen sich Unternehmen für die Unterstützung durch einen Freelancer entscheiden, sind vielschichtig. In vielen Fällen wird das Expertenwissen geschätzt. Als Unternehmer können Sie spezielle Aufgaben gezielt auslagern. Sie müssen für die Erfüllung keinen neuen Mitarbeiter engagieren.
Darüber hinaus sind Freelancer auf eine andere Weise wertvoll. Sie bieten Ihnen einen Blick auf Ihr Unternehmen, aus dem Sie lernen können. Freie Mitarbeiter arbeiten für verschiedene Auftraggeber. Somit kommen sie mit ganz unterschiedlichen Unternehmen und Strukturen in Berührung. Die Erfahrung, die daraus resultiert, kann für Sie sehr wertvoll sein.
Wertvolles Wissen über die Strategien auf dem Markt
Freie Mitarbeiter zeichnet aus, dass sie Erfahrung mit einer Vielzahl von Auftraggebern haben. Dies gilt vor allem dann, wenn sie bereits über einen längeren Zeitraum in ihrem Bereich tätig sind. Sie haben sich immer weiter entwickelt und ihre Position als Experte gestärkt. Sie profitieren als Unternehmen von diesem Expertenwissen.
Auf der anderen Seite kann der Freelancer von der Struktur in Ihrem Unternehmen profitieren. Er sammelt mit jedem Auftrag eine neue Erfahrung. Nehmen Sie sich unbedingt Zeit für den Austausch mit dem freien Mitarbeiter. Bringen Sie in Erfahrung, woher er sein Expertenwissen hat. Befragen Sie ihn zu seinen Referenzen. So lernen Sie den Mitarbeiter kennen und können eventuell neue Erfahrungen für Ihr Unternehmen sammeln.
Offen für neue Erfahrungen sein
Mitunter ergibt sich im Austausch mit dem Freelancer, dass die Strukturen in Ihrem Unternehmen verbessert werden könnten. Diese Chance sollten Sie nutzen. Sie lernen dazu und gewinnen wertvolle Erkenntnisse, die Sie in Ihrer Firma anwenden können. Im besten Falle bringt Sie das weiter voran.
Die rechtliche Seite der Zusammenarbeit mit einem Freelancer
Die Beschäftigung von freien Mitarbeitern in einem Unternehmen basiert auf einem ordentlichen Vertragsverhältnis. Der Unterschied zu einem fest angestellten Mitarbeiter liegt darin, dass sich der Vertrag nicht auf einen bestimmten Zeitraum bezieht. Es kann ganz unterschiedlich und individuell ausgestaltet sein.
Vertrag für ein einziges Projekt
Sie können einen freien Mitarbeiter um Unterstützung bei einem einzigen Projekt bitten. Danach endet die Zusammenarbeit automatisch. Der Vertrag mit dem Freelancer bezieht sich somit nur auf das eine Projekt. Es ist empfehlenswert, auch für diese Auftragsvergabe einen schriftlichen Vertrag zu schließen. In diesem sind die Arbeitsaufgaben, aber auch das Honorar festgehalten. Sollte es zu Differenzen kommen, sind Sie auf der sicheren Seite.
Längerfristige Verträge mit freien Mitarbeitern
Möchten Sie Projekte vergeben, die längerfristig laufen, ist es wichtig, den Vertrag entsprechend auszugestalten. Vereinbaren Sie einen Zeitpunkt, zu dem das Projekt fertiggestellt sein muss. Der Freelancer verpflichtet sich, diese Deadline einzuhalten. Darüber hinaus können Sie vereinbaren, dass Teile des Projekts zwischendurch übergeben werden. Auch hier ist eine konkrete Terminvereinbarung sehr wichtig.
Einen freien Mitarbeiter in das Unternehmen einbinden
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, einen freien Mitarbeiter für einen unbestimmten Zeitraum in ein Unternehmen einzubinden. Sie vergeben immer dann einen Auftrag an den Freelancer, wenn Bedarf besteht. In diesem Zusammenhang ist der Begriff der Scheinselbstständigkeit ein Faktor, den Sie berücksichtigen müssen.
Was ist Scheinselbstständigkeit?
Bei der dauerhaften Beschäftigung von freien Mitarbeitern ist die Grenze zur Scheinselbstständigkeit mitunter fließend. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie die Arbeit des Freelancers davon abgrenzen.
Unter einer Scheinselbstständigkeit versteht man ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis ohne die Ausstellung eines Arbeitsvertrages. Der freie Mitarbeiter kommt nicht in den Genuss von Sozialleistungen. Dennoch kann er nicht selbst entscheiden, welche Aufgaben er übernehmen möchte. Die Freiheit der Entscheidung muss bei dem Freelancer verbleiben. So dürfen Sie als Auftraggeber keinen Einfluss darauf nehmen, welche Tätigkeiten der freie Mitarbeiter außerhalb Ihres Unternehmens ausübt.
Keine exklusive Mitarbeit durch den Freelancer
Forderungen nach einer exklusiven Mitarbeit des Freelancers sind nicht möglich, da in diesem Fall eine Scheinselbstständigkeit vorliegt. Fragen Sie vor der Auftragsvergabe, ob der Freelancer an weiteren Projekten arbeitet oder sich auf diese beworben hat.
Im Zusammenhang mit der Scheinselbstständigkeit ist es wichtig zu wissen, dass die Beurteilung auf ein Kalenderjahr angewendet wird. Der Freelancer sollte maximal 90 Prozent seiner Aufgaben für einen Auftraggeber erledigen.
Ist der Freelancer für einen Zeitraum von zwei oder drei Monaten exklusiv für Sie tätig, stellt dies kein Problem dar. Bei umfangreichen Aufträgen ist dies in der Regel gar nicht anders zu realisieren. Eine exklusive Mitarbeiter liegt nur dann vor, wenn der Freelancer im Kalenderjahr keine anderen Auftraggeber hat.
Um einer Scheinselbstständigkeit vorzubeugen, müssen Sie dem Freelancer die Möglichkeit geben, sich um andere Projekte zu bewerben. Beachten Sie, dass es sich dabei nicht um ein Abwandern zur Konkurrenz handelt: Möchten Sie den Freelancer exklusiv beschäftigen, müssen Sie ihm einen Arbeitsvertrag anbieten. Andernfalls entscheidet der Freelancer frei, welche Arbeiten er neben Ihrem Projekt ausführen möchte. Die Erfüllung des Vertrages auch in Bezug auf die Deadline können Sie selbstverständlich erwarten.
Strafen bei einer Scheinselbstständigkeit
Beachten Sie, dass bei Aufdeckung einer Scheinselbstständigkeit empfindliche Strafen auf Sie zukommen können. Nicht nur der Freelancer, sondern auch Sie als Unternehmen müssen Strafe zahlen. Stellen Sie somit in jedem Fall sicher, dass der freie Mitarbeiter flexibel bleibt und dieses Ziel auch für sich selbst anstrebt.
Keine Weisungsbindung bei Freelancern
Beachten Sie, dass Freelancer nicht weisungsgebunden sind. Im Vertrag vereinbaren Sie mit dem Freelancer ein Ziel der Zusammenarbeit. Sie setzen eine Deadline, zu dieser muss das Projekt fertiggestellt sein. Wie der freie Mitarbeiter das Ziel erfüllt, obliegt ihm. Sie dürfen beispielsweise weder den Arbeitsort noch die Arbeitszeit vorgeben. Auch die verwendeten Arbeitsmittel dürfen nicht vorgeschrieben werden.
In Bezug auf die Erreichbarkeit vereinbaren Sie Details im Vertrag. Die klassischen Bürozeiten muss der Freelancer nicht einhalten. Sie können jedoch erwarten, dass er zu bestimmten Terminen für eine Rückmeldung oder eine Zwischenabsprache erreichbar ist. Diese Termine vereinbaren Sie am besten direkt im Vertrag.
Vorsicht bei der Überstellung von Büro und Arbeitsmitteln
Mitunter ist es notwendig, dem Freelancer ein Büro und Arbeitsmittel zu überstellen. Dies ist der Fall, wenn eine besondere Technik für die Ausführung des Auftrags erforderlich ist oder wenn ein Zugang zum internen Netzwerk des Unternehmens geschaffen werden muss.
Grundsätzlich ist es möglich, dass Sie dem Freelancer ein Büro überstellen. Achten Sie aber auch in diesem Zusammenhang auf den Aspekt der Scheinselbstständigkeit. Hat der freie Mitarbeiter keinen anderen Arbeitsort und ist er viele Monate im Jahr in Ihrem Büro tätig, kann auch dies der Scheinselbstständigkeit nahe kommen.
Sunset Staffing – so profitieren Sie von dem Dienstleister
Sunset Staffing ist ein Dienstleister, der Ihnen helfen kann, die Zusammenarbeit mit Freelancern zu verbessern. So ist es wichtig, für das jeweilige Projekt einen Bewerber mit Erfahrung auszuwählen. Bewerbungsgespräche oder die Übersendung von Arbeitsproben sind eine wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. So ist es möglich, sich ein Bild von der Arbeit des Bewerbers zu machen.
Viele Freelancer sind in ihrem Angebot sehr breit aufgestellt. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass die Bewerber in allen Bereichen die gleiche Erfahrung und das notwendige Hintergrundwissen besitzen. Somit können Arbeitsproben und persönliche Gespräche helfen, die Kompetenzen einzugrenzen und den Freelancer entsprechend auszuwählen. So lässt sich die Zusammenarbeit mit Freelancern von Anfang an zielführend planen und gestalten
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